Til stede: Kenneth Majkjær Mikkelsen (formand, Referent), Ian Schlottmann (Kasserer), Lotte Østergaard (Bestyrelsesmedlem), Fredrik Pettersson. Afbud: Alexander Jockers (Bestyrelsesmedlem)

1 - Velkomst til nye bestyrelsesmedlemmer (opgavefordeling, herunder Sekretær)
De to nye medlemmer af GF Fredenshøjs bestyrelse, Fredrik Pettersson (valgt for 2 år) og Lotte Østergaard (valgt for 1 år) blev budt velkommen til bestyrelsen. Fredrik og Lotte tilfører begge bestyrelsen stærke kompetencer fra deres civile hverv som henholdsvis arkitekt og jurist. Bestyrelsens opgaver er fordelt som følger:

Formand, Kenneth Majkjær Mikkelsen: Overordnet ansvar for bestyrelsens arbejde, indkaldelser, dagsordner, fordeling af opgaver, hjemmeside.
Kasserer, Ian Slottmann: Økonomi, regnskab, fakturering og afregning.
Bestyrelsesmedlem, Alexander Jockers: Fast repræsentant i vejudvalget, klimatilpasning
Bestyrelsesmedlem, Fredrik Pettersson: Klimatilpasning, ad hoc repræsentant i vejudvalg.
Bestyrelsesmedlem, Lotte Østergaard: Sekretær, referent.

Suppleant Henrik Taarnby vil fortsat bistå bestyrelsen med tegninger til indkaldelser og andet.
Tidligere medlemmer af bestyrelsen: Lauritz Holdø, Henrik Taarnby og Jessie Nielsen, vil fortsat gerne opbevare G/F Fredenshøjs, Stiger, Stillads og Brøndrenser. Teksten på hjemmesiden om procedure herfor er opdateret.

 

2 - Ordinær Generalforsamling (herunder godkendelse af referat)
Tidligere bestyrelsesmedlemmer Henrik Taarnby og Jessie Nielsen har fremsendt referat til bestyrelsens og dirigentens godkendelse (red. Kenneth Majkjær). Lillian Aaberg fremsatte på den ordinære generalforsamling en række forslag til de vedtægtsændringer som var fremsat af bestyrelsen. Bestyrelsen kvitterer herfor og indarbejder ændringerne i vedtægterne, således at den version som udsendes til ekstra-ordinær generalforsamling bl.a. omfatter fjernelse af den af bestyrelsen foreslåede ændring i dispositionsregel. Emnet blev diskuteret på bestyrelsens møde, med reference til den usikkerhed der kan være omkring forsikringsselskabernes dækning ved underslæb. Bestyrelsen havde foreslået ændringen af hensyn til daglig praksis samt billigere netbank-løsning. Der fremstod dog i diskussionen en væsentlig usikkerhed om, hvorvidt forsikringsselskabet, på trods af ordlyd om dækning af underslæb, har mulighed for at krybe udenom, såfremt et bestyrelsesmedlem begår underslæb. Derfor vælger bestyrelsen at bibeholde reglen om at både formand og kasserer skal godkende enkelttransaktioner netbank-kontoen.

3 - Indkaldelse til ekstraordinær generalforsamling
Bestyrelsens forslag til vedtægtsændringer var lagt frem som forslag på den ordinære generalforsamling. Behandling af forslaget krævede her 2/3 gyldige stemmer ud af foreningens 50 grundejere, hvilket modsvarer 34 stemmeberettigede (incl. fuldmagter). Der var 17 fremmødte og 3 fuldmagter, i alt 20 stemmeberettigede. Derfor blev punktet trukket fra dagsordenens, Indkomne forslag, og i stedet gennemgået under eventuelt (ikke til afstemning).
Bestyrelsen adviserede, at punktet ville blive genfremsat på en ekstraordinær generalforsamling.
På den ekstraordinære generalforsamling er der ikke noget krav til antallet af stemmeberettigede. Ændring af vedtægterne kræver dog fortsat 2/3 stemmer for forslaget blandt de gyldige stemmer på dagen.

På bestyrelsesmødet blev aftalt, at der indkaldes til ekstraordinær generalforsamling efter påske, og med minimum 8 dages varsel, jf. vedtægter. Kenneth booker det sædvanlige biologilokale på Skolen ved Sundet til kl. 19:30. Dato bliver enten mandag den 11. april eller alternativt mandag den 4/ mandag den 18. april. Kenneth fremsender dagsorden til indkaldelsen til Henrik Taarnby og koordinerer materiale til print. Lotte opdaterer vedtægter med bemærkninger fra Lillian. Ian står for Catering på dagen.

Indkaldelsen til ekstraordinær generalforsamling vil indeholde to punkter på dagsorden:

- Valg af Dirigent
- Forslag til nye vedtægter (Bestyrelsen)

4. Status vejgennemgange (Bravida, Munck)
Der har været foretaget vejgennemgang med Bravida vedrørende lysmaster. Bestyrelsen har modtaget et referat, og fremsendt bemærkninger, blandt andet med reference til den netop afholdte generalforsamling hvor to grundejere, havde bemærkninger. Bestyrelsen afventer Bravidas kommentar. Bestyrelse diskuterede hovedprincipper for vejgennemgang.
Det er kommunen som er bygherre, og dermed har kommunen også det endelige ansvar for at vurdere kvaliteten af de arbejder der foretages. Grundejerforeningen høres og kan udtrykke kommentarer og ønsker. Men det er bestyrelsens vurdering, at det i sidste ende er kommunen som godkender og dermed lægger linjen for den ønskede kvalitet.

Bestyrelsen mangler at foretage 1-års vejgennemgang med Munck, i forbindelse med kabelnedlægning for snart 2 år siden. Også i dette tilfælde er det kommunen som er bygherre. Kenneth fremsender datoforslag til TMF (Teknik og Miljøforvaltningen) og koordinerer forslag til gennemgang med Fredrik. Henrik Taarnby (suppleant) bliver ligeledes spurgt om deltagelse, da han har stor erfaring og har været med på mange gennemgange.

5. Klimatilpasningsprojekt
Det er bestyrelsens målsætning at afholde en temaaften i efteråret 2016 vedrørende et potentielt klimatilpasningsprojekt på G/F Fredenshøjs område; Mantuavej, Marsalavej, Livornovej, Fredenshøj Alle. Dette projekt er prækvalificeret (red. har modtaget forhåndstilsagn fra HOFOR) om tilskud til på 5 millinoner, hvilket svarer til 100% tilskud til entreprisen.

HOFOR er pt. i gang med at udarbejde en ansøgning til Forsyningssekretariatet, der er en del af Konkurrence- og Forbrugerstyrelsen. Det er Forsyningssekretariatet, der skal foretage den endelige godkendelse af offentlige medfinansieringsprojekter. Bestyrelsen vil få ansøgningen til gennemsyn inden HOFOR, senest den 15. april, sender den til Forsyningssekretariatet. Det forventes at Forsyningssekretariatet senest i oktober 2016 have truffet endelig afgørelse i hvert enkelt projekt, om hvorvidt det offentlige medfinansieringsprojekt kan godkendes. Bestyrelsen i GF finder det derfor naturligt at planlægge en temaaften efter at godkendelse fra Forsyningssekretariatet har fundet sted. Først herefter vil detailplanlægningen af projektet blive påbegyndt. Efter forsyningssekretariatets godkendelse får GF en betænkningstid på tre måneder, hvor vi kan vurdere /afgøre, om vi fortsat ønsker at forsøge at realisere projektet. GF Fredenshøj og GF Landlyst vil til den tid blive indkaldt til møde med rådgiver MT Højgaard og HOFOR, hvor det videre forløb bliver gennemgået.

HOFOR har bekræftet at godkendelse af projektet i grundejerforeningen på generalforsamling, tids nok kan foregå i foråret 2017. Projekterne skal ikke hastes igennem, men baseres på omtanke, dialog og respekt for en god proces, så foreningerne bliver tilfredse med den valgte løsning.

I alt er 40 projekter blevet prækvalificeret i 2015, herunder GF Fredenshøj/GF Landlysts fælles klimatilpasningsprojekt.

6. Økonomi
Ian gennemgik de pt. afholdte udgifter i 2016. Det er meget begrænset hvad der har været af udgifter, da de væsentligste poster forfalder fra og med juni. Grundejerforeningens indtægt kommer fra medlemmernes kontingent (4.500 kroner, pr. matrikel), som skal indbetales senest 1. maj. Det blev aftalt at girokort med kontingent deles ud samtidig med indkaldelsen til den ekstraordinære generalforsamling. Grundejerforeningens medlemmer er gode til at overholde betalingsfristen, og det gør arbejdet med kontingentindkrævning væsentlig mindre. 

7. Andet
Parkeringspladserne på Italiensvej er et stigende problem. Kommunen har indført en 3-timers parkeringszone med virkning pr. 18. marts, i området omkring Lergravsparkens metrostation. Det  kan forventes at parkeringszonen presser problemet videre mod de følgende metrostationer, herunder Amager Strand. Kommunen har i artikler udtrykt vilje til at udvide 3-timers zonerne til andre områder. Og det kan man godt forstå da zonerne vil give mulighed for yderligere indtægt fra parkering i kommunen. Hvis presset på vores veje øges, så vil problemet blive taget op med nabo-GF`erne, da en indstilling til kommunen bør ske i samarbejde med andre af områdets grundejerforeninger (Rugbakken, Landlyst og Freja).

8. Næste møde
Mandag 6. juni hos Fredrik Pettersson.
Møderække 2016/17: Juni, September, Oktober (Temaaften), December og Januar måned