Til stede: Kenneth Majkjær Mikkelsen (formand, Referent), Jessie Nielsen (Sekretær), Ian Schlottmann (Kasserer), Henrik Taarnby (Bestyrelsesmedlem). Ikke til stede: Alexander Jockers (Bestyrelsesmedlem).

Dagsorden:

1. Siden Sidst (formanden)
2. Økonomi
3. Trafikudvalget
4. Vedtægter (revidering)
6. Eventuelt
7. Næste møde

Ad. 1 - Siden sidst (formanden)

I referat pr. maj måned og efterfølgende nyhedsbrev er der efterlyst personer til festudvalg. Der er ikke indkommet ”frivillige” til udvalget, men tilbuddet om økonomi fra bestyrelsens side til et udvalg står ved magt, såfremt der kommer kandidater.

Lokaludvalgene i København / Københavns Kommune har forskellige initiativer til fremme af klimasikring. Man kan læse om det i lokalaviserne, på lokaludvalgenes hjemmesider og i diverse nyhedsbreve. Emnet vil blive fulgt af bestyrelsen. Generelt er klimasikring et emne som rækker ud over den enkelte grundejerforening, og specielt i tilfældet GF Fredenshøj, da vores veje, på nær en enkelt, deles med naboforeninger eller Kommunen.

GF Fredenshøj har endnu ikke hørt fra Københavns Kommune og Entreprenør Munck, om 1-års gennemgang efter nedgravning af kabler og reetablering af fortove i 2013-14 (skulle have fundet sted i foråret). Kenneth kontakter Kommunen v. Dan Boye for at høre hvornår gennemgangen er planlagt til. 

Ad.2 - Økonomi (Kasserer)

Efter forrige bestyrelsesmøde den 18. maj 2015, har Ian været i kontakt med NCC om den løbende afdragsordning for vej- og fortovsrenovering fra 2012. Den oprindelige entreprisesum på 1.200.000 var underlagt en rentesats på 7%, men da renten er faldet væsentligt i de senere år, har NCC accepteret en rentenedskrivning, således, at der er opnået en besparelse på samlet 61.000 kroner over den resterende afdragsperiode der løber til 2021. Den løbende besparelse vil betyde en mindre udgift i afdragsperioden på ca. 10.000 kroner pr. regnskabsår.

Det har været lidt op ad bakke at få etableret en rimelig foreningskonto hos Danske Bank med separat adgang for kasserer og formand. Danske Bank har fastholdt, at da vores nuværende vedtægter ikke definerer mulighed for at fx kasseren eller formand kan have adgang til bankkonto alene, så er eneste alternativ en såkaldt Business Plus aftale til ca. 1.650 kroner årligt. Til sammenligning ville en foreningskonto hvor der var mulighed for ene-disposition koste 300 kroner årligt. Men en sådan vil kun kunne oprettes, hvis der sker en ændring i foreningens vedtægter, hvor der indføres en dispositionsregel for kasserer og formand (ene-disposition på bankkonto).  

I lyset af, at bestyrelsen er i gang med gennemgang af vedtægter for at få bragt dem i en mere tidsvarende ordlyd og opsætning, så bliver dette et af punkterne der foreslås rettet til Generalforsamlingen i foråret 2016. Indtil da, afsendes brev til Banken med beskrivelse af den foreslåede ændring, hvor der foreslås dispositionsregel ved håndtering af bankkonto. Tiltaget sker som nævnt af hensyn til en årlig besparelse, samt hensynet til en mere smidig arbejdsgang i forhold til de løbende regninger der betales, specielt i ferietid. Der er oprettet 2 brugere på kontoen så både kasserer og formand har adgang.

Kenneth oplyste til orientering, at foreningen er dækket ind imod underslæb for et beløb som overgår årsbudget. Dette er en del af den bestyrelsesansvarsforsikring, som følger med medlemskab hos Sundbyernes Grundejerfællesskab (SGF).

Ian fremlagde og gennemgik status for foreningens økonomi. Foreningens halvårs-resultat følger budget.

Ad. 3 - Trafikudvalget: Henrik

Alexander har været til møde med Skolen ved Sundet, med bl.a. repræsentant fra Sikker Skolevej og formanden for Skolebestyrelsen. Alexander har udformet et forslag, hvor al trafik kører af Samosvej og Engvej, således at busserne ikke skal køre ned ad Marsalavej.

Der blev på mødet dog ikke talt så meget om krydset ved italiensvej. Hvis der gøres noget ved krydset, så bliver et vigtigt problem løst. Trafikudvalget tager initiativ til at kontakte lederen af Sikker Skolevej ved skriftlig henvendelse. Skrivelsen der sendes bliver med GF Fredenshøj og GF Landslyst som afsender. Henrik indkalder trafikudvalget.

Ad. 4 - Nye vedtægter: Kenneth, Henrik

Kenneth og Henrik har haft et par møder for at gennemgå vedtægter. På bestyrelsesmødet blev fremlagt første reviderede version, hvor der er benyttet en mere tidsvarende skabelon for vedtægter og hvor de eksisterende vedtægters ordlyd er blevet overflyttet og tilrettet.

GF Fredenshøjs vedtægter bærer på mange punkter præg af at være næsten 100 år gamle. Mange af formuleringerne er gamle og møntet på en anden tid, fx da de oprindelige matrikler fra gårde i området blev udlagt til beboelsesgrunde.

En række forhold herunder medlemsforpligtelser, stemmeregler, tegningsregler, dispositionsregler, procedurer ved generalforsamling og bestyrelsesmøder blev berørt. Den opdaterede version udsendes til bestyrelsen. Henrik og Kenneth fortsætter møderække for at få omformuleret reglerne, således at en ny version kan gennemgås igen på næste GF-bestyrelsesmøde.

I mellemtiden kontaktes Københavns Kommunes kundecenter i Njalsgade, med spørgsmål i forhold til servitut for Grundejerforeningens område.

Målsætning med den samlede gennemgang er, at der i starten af 2016, i god tid før den kommende generalforsamling, kan udsendes et samlet forslag til revision af vedtægterne.

Ad. 5 - Eventuelt

Parkering på Italiensvej:
Muligheder for parkeringsbegrænsning på Italiensvej blev kort berørt. Omfanget af langtidsparkering og pendling på Italiensvej er stigende. Punktet overvejes.

Ny belysning:
Dette punkt blev kort berørt, da der ikke var nyt om udskiftningen. Umiddelbart efter bestyrelsesmødet har Ian modtaget besked fra Kommunen om, at der ultimo 2015 – primo 2016, vil blive taget initiativ til fjernelse af eksisterende lygtepæl på Mantuavej, mod opsætning af ny mast og belysning. Øvrige fra bestyrelsen har dog ikke modtaget dette brev fra kommunen.


Ad. 6 - Næste møde

Næste møde afholdes den 18. november 2015, kl. 19:30 hos Alexander.